少子高齢化による人手不足や慢性的な長時間労働の改善のため、政府主導で働き方改革が進められています。
従業員一人あたりの負担を軽減するのであれば、さらに人材を雇用する方法も考えられますが、採用コストや人件費がかかるという懸念があります。そのため、効果的に改革をするには「業務効率化」を図ることが重要です。
ここでは、業務効率化の手法や実行する際のプロセスについて解説します。
業務効率化の手法７選
ひとくちに業務効率化といっても、その方法はさまざまです。
ここでは、業務効率化を実現するための具体的な手法を紹介します。業務の状況に合わせて選択、あるいは組み合わせて導入しましょう。
１．無駄な業務の削減
まずは業務の行程を見直し、無駄な業務がないかを確認する必要があります。
定着している業務を見直す作業は難しいため、企業のトップだけで判断するのではなく、現場で働く従業員の声を取り入れることが大切です。
また、現場に必要なのはルーティンをこなすことではなく、「この仕事は本当に必要か？」を問う問題意識です。無駄な作業や業務はできる限り削減し、削減できない重要度の高い業務は積極的に効率化を図りましょう。
２．自動化
システム化できるルーティンワークは、自動化して従業員の負担を減らすことができます。例えば、出勤・退社にともなう勤怠管理や経理、在庫管理などであれば、自動化が可能です。
人の手が必要な業務をできるだけ減らすことを意識して、自動化できる業務を検討しましょう。人的ミスを防止することにもつながります。
３．システム化
システムを活用して、誰が行っても同じ成果が生み出せる体制を構築するのも方法のひとつです。
タスク管理や従業員同士のコミュニケーション活性化、プロジェクト進捗の見える化などの業務効率化に活用できるツールを導入し、自動化とシステム化を並行して行うのも効果的でしょう。
４．マニュアル化
業務フローを洗い出し、誰が読んでも同じように作業できるマニュアルの作成を行います。
システム化と目的は同じですが、ツールなどでシステム化できない業務はマニュアルの作成によって効率化を図りましょう。
５．データベース活用
自社の蓄積したデータを活用し、業務を効率化することも可能です。顧客管理や商品の在庫情報など、過去のデータを管理・共有・分類・検索できるようにすれば簡単にデータの抽出や活用ができるので、業務が効率的になります。
例えば、過去に何度も同じ問い合わせを受けている項目を抽出し、Webサイト上で「よくあるお問い合わせ」として掲載するのもデータ活用です。そこを顧客に見てもらえば、同じことに何度も返答する必要がなくなり、問い合わせ窓口の業務効率化につながるでしょう。
データベースを活用して、お客様用のチャットツールを開発することも、業務効率化になるでしょう。
６．ワークフロー効率化
ワークフローの見直しを行い、効率化していくのも方法のひとつです。業務の流れをすべて見直し「やり方」を変えるという手法です。業務が複数部署を横断している場合、部署ごとに効率化した結果、全体フローの効率は悪化してしまっているということがあります。
変更できる業務の一例を挙げると、書類や情報のペーパーレス化や電子印鑑、テレワーク、Web面談・会議、人事手続きや契約書などの承認フローと承認手段、プロジェクトマネジメントの進行管理などがあります。
ワークフローの見直しによる社員ひとりひとりへのインパクトは小さく思えるかもしれませんが、組織全体への影響度は高いので、優先度をあげて対応することをおすすめします。
７．アウトソーシング
自社のリソースですべての業務を行うのではなく、一部の業務を他社に代行してもらうアウトソーシングも効果的です。例えば、インターネット広告・ターゲティングメール配信、Webデータ分析などのマーケティングは広告運用会社に代行してもらえるので、自社での業務負担を減らすことができます。
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業務効率化のプロセス
業務効率化を実現するには、適切な導入プロセスを経る必要があります。ここでは、社内での業務効率化プロジェクトの進め方の一例をご紹介します。
１．今の業務状況の把握
現在の業務状況を把握することが、業務効率化の最初の一歩です。問題点の洗い出しや、削減する業務や効率化する業務の特定・分析を行いましょう。
また、それぞれの業務で最適な効率化のアイデア出しができるよう、社内全体で意見や提案がしやすい雰囲気作りをすることも重要です。従業員が問題点に気づいているにもかかわらず発言できない状況では問題点が明るみにならず、業務効率化に失敗する可能性があります。
現場の意見を積極的に取り入れながら、状況把握に取り組みましょう。また、大きな組織ほど、実行面では「責任の所在」が求められます。大きな変更が予想されるのであれば経営層を巻き込んでおくことも必要ですし、小さな変更であっても管理職・マネージャー職のキーマンを巻き込んで進めておくと、実行するときに力になってくれます。
２．計画立案
効率化が必要な業務の抽出やアイデアの収集ができたら、実際に効率化を導入するまでの計画立案を行います。
具体的にどのような効果を得たいと考えているのか、いつまでに達成するのかなどの目標設定を明確にしておきましょう。
導入フローのステップごとに目標を設定し、計画策定していくことが大切です。例えば、◯月までにシステム化を完了する、◯月までにシステムの運用を定着させる、それによって◯パーセント業務を効率化させるなど、具体的な期限と目標を設定することで計画に実現性が増し、実行しやすくなるでしょう。
さらに、実行に関わるメンバーにそのスケジュール感を共有しておくことも重要です。
３．業務効率化開始
計画にのっとって、業務効率化を開始します。
実行と同時に、業務効率化プロジェクトを起動に乗せて目標を達成するために、効率化した業務や期日の管理をします。また、新システム導入や業務フロー変更による従業員のフォローなど、必要な作業も並行して行いましょう。
４．効果測定
業務効率化を開始した後は効果測定を行い、PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善の繰り返し）を回しながら運用を行います。
計画通りに進められているか、どの程度業務時間が削減できたのか、削減できていないのであれば何が原因なのかなど、さらに効率化を進めるための検証や改善策を検討し実行することでブラッシュアップしていきましょう。
また、計画と違った部分と向き合うことも大切です。すべてが計画通りにスムーズに行くとは限りません。予想よりも時間がかかってしまったり、予想よりも反発を招いてしまったり、色々な「予想外」があります。しかし一番重要なのは、「予想外」と真摯に向き合い、PDCAサイクルに反映させていくことです。
まとめ
業務効率化を考えるときは、仕事をスムーズに進めるためにはどうすれば良いか、という視点が大切です。それを欠いて独断で決定・実行すると、成功する可能性は低くなるでしょう。現場で働く従業員の声やアイデアを取り入れ、社内全体にとってどのような方法が最適かを共に模索していくことが業務効率化への近道です。
自社ではどんな取り組みができるのか、今回紹介した手法を参考にして準備を始めてみてはいかがでしょうか。
